Quelles sont les meilleures pratiques pour concevoir et mettre en œuvre des boucles de rétroaction et d’apprentissage dans vos processus?
L’amélioration des processus métier
L’amélioration des processus métier
Avant de pouvoir collecter et utiliser les commentaires, vous devez avoir une vision claire de ce que vous souhaitez réaliser avec l’amélioration de vos processus. Vous devez définir vos objectifs de processus et les mesures qui correspondent aux objectifs de votre organisation et aux besoins de vos clients. Vos objectifs de processus doivent être SMART : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Vos métriques de processus doivent être pertinentes, fiables et exploitables. Ils devraient vous aider à suivre les performances, la qualité et les résultats de vos processus.
You can’t manage (or improve) what you don’t measure … So … Measure your process Standardize your process (adding improvements) Measure it again (ensuring your improvements are working) Improve it again Measure it again Compare against best in class processes <Make your process best in class> What’s the detailed plan? The scope of this collaborative article can’t get into all the detail within the text limit so message me if you have more questions and I’d be glad to go into the particulars. Matt Rebeiro - Challenge the Status Quo #BusinessProcessImprovement #LeanSixSigma #ProjectManagement #dashboard
To design and implement effective feedback and learning loops, start by 1. continuously collecting data at each process stage using methods like Lean Six Sigma. 2. Establish structured feedback channels through tools like NPS or VoC. 3. Regularly review and improve processes using the PDCA (Plan-Do-Check-Act) cycle. 4. Apply root cause analysis techniques like the 5 Whys to address underlying issues and prevent recurrence. Finally, 5. foster a learning culture with continuous improvement through Kaizen and knowledge sharing across teams. This ensures actionable feedback and ongoing process refinement. Thanks
To design and implement effective feedback and learning loops, start by defining your process goals and metrics. Clear goals help you understand what you want to achieve, while metrics allow you to measure progress and identify areas for improvement. When I led a project to enhance our feedback system, we first set specific goals, like reducing response times and improving customer satisfaction. We established metrics to track these goals and used the data to continuously refine our process. This approach helped us create a more effective feedback loop.
Start by asking: What is the purpose of this process? What outcomes matter most: speed, accuracy, user satisfaction, cost efficiency? Then, translate those goals into measurable indicators. For example: If your goal is faster onboarding, track time-to-productivity. If it’s knowledge retention, use pre/post assessments. If it’s process adoption, measure engagement and completion rates. Make sure your metrics are aligned with the broader business objectives, and revisit them regularly. Metrics should evolve as your process matures or as the business context shifts. Finally, communicate these goals and metrics clearly to the people involved so they understand not just what to do, but why it matters.
Les commentaires sont les informations que vous recevez des différentes parties prenantes sur vos processus. Elle peut être qualitative ou quantitative, directe ou indirecte, formelle ou informelle. La collecte de commentaires provenant de sources multiples est essentielle pour obtenir une vue complète et équilibrée des performances de vos processus et des opportunités d’amélioration. Les clients peuvent fournir des commentaires par le biais d’enquêtes, d’entretiens, d’avis, d’évaluations, de plaintes ou de compliments sur leur satisfaction, leurs attentes et leurs préférences. Les employés peuvent fournir des commentaires par le biais de sondages, d’entrevues, de groupes de discussion, d’observations ou de suggestions sur leur engagement, leur motivation, leurs compétences et leurs défis. Les processus peuvent fournir des commentaires par le biais de données, de rapports, de tableaux de bord ou d’analyses sur leur efficience, leur efficacité, leur qualité et leur conformité. Des facteurs externes tels que les concurrents, les réglementations ou les technologies peuvent fournir une rétroaction par le biais d’études de marché, de pratiques exemplaires ou de tendances.
Une fois que vous avez recueilli des commentaires, vous devez les analyser et identifier les idées et les modèles clés qui indiquent les forces et les faiblesses de vos processus. Vous devez utiliser des outils et des techniques d’analyse de données, tels que des tableaux, des graphiques, des tableaux ou des statistiques, pour visualiser et interpréter les données de rétroaction. Vous devez également utiliser des méthodes d’analyse des causes profondes, telles que les 5 pourquoi ou le diagramme en arête de poisson, pour identifier les causes sous-jacentes des problèmes ou des lacunes dans vos processus. Sur la base de votre analyse, vous devez hiérarchiser et planifier les actions d’amélioration qui s’attaqueront aux causes profondes et amélioreront les performances et les résultats de votre processus.
Après avoir planifié les actions d’amélioration, vous devez les implémenter et surveiller les résultats. Vous devez utiliser des outils et des méthodes de gestion de projet, tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban ou des frameworks Agile, pour exécuter les actions d’amélioration de manière rapide et efficace. Vous devez également utiliser des techniques de gestion du changement, telles que la communication, la formation ou le soutien, pour assurer l’adhésion et l’adoption des actions d’amélioration par vos parties prenantes. De plus, vous devez utiliser des métriques et des indicateurs de rétroaction, tels que des indicateurs de performance clés
After defining goals and metrics, implement improvement actions and closely monitor the results. Make sure to apply the changes you’ve identified and keep track of how they affect your metrics. For instance, when we introduced a new feedback system, we implemented the changes and tracked performance metrics weekly. By closely monitoring the results, we could see the impact of our actions and adjust as needed to ensure continuous improvement.
La dernière étape de la boucle de rétroaction et d’apprentissage consiste à apprendre de la rétroaction et à itérer le processus. Vous devez évaluer les résultats des actions d’amélioration et les comparer avec la base de référence et les objectifs. Vous devez identifier les leçons apprises et les meilleures pratiques qui ont émergé des actions d’amélioration. Vous devez également reconnaître et célébrer les réalisations et les succès de l’amélioration de vos processus. De plus, vous devez utiliser la boucle de rétroaction et d’apprentissage comme un cycle continu d’amélioration et d’innovation. Vous devez répéter les étapes de définition, de collecte, d’analyse, de mise en œuvre et d’apprentissage des commentaires régulièrement et systématiquement pour soutenir et mettre à l’échelle l’optimisation de vos processus.
To optimize feedback and learning loops, use the feedback you gather to make improvements and iterate on your process. This means taking what you learn from monitoring results and adjusting your approach accordingly. In one project, after implementing changes, we collected feedback from team members and analyzed the results. We used this feedback to make further refinements and repeated the cycle. This iterative process helped us continuously enhance our system and achieve better outcomes.