¿Cómo se pueden establecer las expectativas durante la fase de diseño del proceso?

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El diseño de procesos es el arte y la ciencia de crear flujos de trabajo efectivos y eficientes para lograr objetivos específicos. Ya sea que esté diseñando un nuevo producto, servicio o sistema, o mejorando uno existente, debe comunicarse de manera clara y coherente con las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes. Establecer expectativas durante la fase de diseño del proceso es crucial para garantizar la alineación, la colaboración y la satisfacción. En este artículo, aprenderá algunos consejos y mejores prácticas para establecer expectativas durante la fase de diseño del proceso.

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1 Definir el alcance y los objetivos

El primer paso para establecer las expectativas es definir el alcance y los objetivos del proyecto de diseño de procesos. ¿Qué estás tratando de lograr? ¿Cuáles son los límites y las restricciones? ¿Cuáles son los criterios y medidas de éxito? Debe documentar estos elementos en un acta de constitución del proyecto o en un documento similar que describa el propósito, el alcance, los objetivos, los entregables, las funciones y las responsabilidades del proyecto. También debe compartir este documento con las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes, y obtener sus comentarios y aprobación. Esto te ayudará a establecer un entendimiento y una visión comunes para el proyecto.

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Helena Sefcovicova

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Talk with the stakeholders to understand their ideal case scenario and work on getting as close as realistically possible. If you have advice or a tested approach on how to approach their ideal scenario more effectively, share it right from the start. Agree what is the "minimum viable product" from their perspective and build on that. Every definition and objective should be set up with the stakeholders' purpose, metric and vision of success in mind. Every stakeholder needs to be heard, but it is the service provider / project manager's job to keep it structured and not deviate from the core needs to endless nice-to-haves.

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2 Comunicar el proceso y el cronograma

El siguiente paso para establecer expectativas es comunicar el proceso y el cronograma del proyecto. ¿Cómo diseñarás el proceso? ¿Qué métodos y herramientas utilizarás? ¿Cuáles son los principales hitos y plazos? ¿Con qué frecuencia y cómo comunicará el progreso y el estado? Debe crear un plan de proyecto o una hoja de ruta que muestre los pasos, las actividades, las tareas y las dependencias del proyecto. También debe crear un plan de comunicación que especifique la frecuencia, el formato, el canal y la audiencia de la comunicación del proyecto. Debe compartir estos planes con las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes, y actualizarlos periódicamente. Esto te ayudará a mantener a todos informados y comprometidos con el proyecto.

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Allan Lathrop

Executive Management Consultant- Writer and editor
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Your three steps are: 1) Have a stakeholder owner (top of management pyramid)2) Stakeholder team ( heads of departement involve in the project); 3) Project Charter created and signed by Owner and team ( Top level financing and timelines defined). No 3 steps equals catastrophic Process Design.

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3 Involucrar y empoderar a los participantes

El tercer paso para establecer expectativas es involucrar y empoderar a los participantes del proyecto. ¿Quiénes son las personas que se verán afectadas o involucradas en el diseño del proceso? ¿Cuáles son sus necesidades, preferencias y expectativas? ¿Cómo puede solicitar sus aportes, comentarios e ideas? ¿Cómo puede permitirles contribuir y colaborar de manera efectiva? Debe identificar y mapear a las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes del proyecto, y comprender sus roles, intereses y perspectivas. También debe crear oportunidades y mecanismos para que participen en el diseño del proceso, como encuestas, entrevistas, talleres, prototipos o pruebas. Debe compartir los resultados de estas actividades con ellos, e incorporar sus sugerencias y recomendaciones. Esto te ayudará a generar confianza y una buena relación con ellos, y a crear un proceso que satisfaga sus necesidades y expectativas.

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Helena Sefcovicova

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Involvement = investment Involved participants take pride and ownership in a common achievement. Involved participants become champions of change and help create a positive, open environment for new solutions. Involved participants are also more satisfied and take responsibility in making the change a success. Collaboration and team spirit can make or break a new approach.

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Marty B.

Sr. Leadership, Operational Excellence Leader | Six Sigma Black Belt
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Listen to all personal and reward them for their participation. This will add value to the business and the employees. Everyone will feel empowered together!

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4 Gestione y aborde los riesgos y problemas

El cuarto paso para establecer expectativas es gestionar y abordar los riesgos y problemas que puedan surgir durante el proyecto. ¿Cuáles son los posibles desafíos, incertidumbres o problemas que pueden afectar al proyecto? ¿Qué tan probables y graves son? ¿Cómo puedes prevenirlos, mitigarlos o resolverlos? Debe realizar un análisis de riesgos o un análisis DAFO para identificar y evaluar los riesgos y problemas del proyecto. También debe crear un plan de gestión de riesgos o un plan de contingencia que defina las acciones, responsabilidades y recursos para hacerles frente. Debe compartir estos planes con las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes, e informar de cualquier cambio o desviación de los planes originales. Esto le ayudará a anticipar y responder a los riesgos y problemas de manera efectiva, y a mantener la calidad y credibilidad del proyecto.

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Marty B.

Sr. Leadership, Operational Excellence Leader | Six Sigma Black Belt
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Need an open mind mindset to accomplish the understanding and change of any issues or bottlenecks. Fine the root cause and understand the gaps. This will help bulletproof your company on finding issues and resolving them.

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5 Solicitar y proporcionar comentarios

El quinto paso para establecer expectativas es solicitar y proporcionar comentarios a lo largo del proyecto. ¿Cómo medirá y evaluará el desempeño y los resultados del proyecto? ¿Cómo recopilará y analizará los comentarios de las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes? ¿Cómo comunicará e implementará los comentarios? Debes definir y utilizar las métricas e indicadores que reflejen los objetivos y criterios de éxito del proyecto. También debe crear y utilizar los métodos y herramientas que le permitan recopilar y procesar los comentarios de los participantes del proyecto, como encuestas, entrevistas, revisiones o pruebas. Debe compartir y discutir los comentarios con ellos, y hacer los ajustes y mejoras necesarios en función de los comentarios. Esto le ayudará a garantizar la pertinencia y eficacia del proyecto, y a mejorar la satisfacción y la lealtad de los participantes del proyecto.

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6 Celebre y aprecie los logros

El sexto y último paso para establecer expectativas es celebrar y apreciar los logros del proyecto. ¿Cuáles son los resultados y beneficios del proyecto? ¿Cómo se desempeñaron y contribuyeron usted y los participantes de su proyecto? ¿Cómo puede reconocer y recompensar los esfuerzos y logros de los participantes del proyecto? Debes documentar y comunicar los resultados e impactos del proyecto, y destacar los éxitos y aprendizajes. También debe expresar su gratitud y reconocimiento a las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes que participaron en el proyecto, y proporcionarles incentivos o recompensas que coincidan con sus expectativas y preferencias. También debe celebrar y disfrutar de la finalización del proyecto, y reflexionar sobre las lecciones y oportunidades de mejora futura. Esto te ayudará a cerrar el proyecto con una nota positiva y a fomentar una cultura de aprecio y mejora continua.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Yorbell Mitjans Gutiérrez

Consultora de Procesos| Top Voice LinkedIn| Mejora Continua y Calidad| SIG | Sistemas de Gestión ISO| PM| Auditor Líder | Transformo procesos con agilidad y enfoque sostenible| + 45 Proyectos| Top 🇪🇨 y Top PM Favikon®️
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Para obtener las expectativas de las partes interesadas se deben tener las siguientes consideraciones: - Realizar un análisis para identificar a las partes interesadas. - Realizar entrevistas y encuestas para recopilar las expectativas de cada parte interesada: necesidades, requisitos, intereses y preocupaciones. - Realizar talleres participativos con representantes de las partes interesadas. Resolver posibles conflictos al inicio del proyecto. - Revisar los contratos, acuerdos, requisitos y regulaciones aplicables; así como los activos de los procesos y los registros de lecciones aprendidas. - Elaborar una Matriz para documentar y clasificar las expectativas de las partes interesadas (clasificando por nivel de importancia). Yorbell

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1 Definir el alcance y los objetivos

2 Comunicar el proceso y el cronograma

3 Involucrar y empoderar a los participantes

4 Gestione y aborde los riesgos y problemas

5 Solicitar y proporcionar comentarios

6 Celebre y aprecie los logros

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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2 Comunicar el proceso y el cronograma

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4 Gestione y aborde los riesgos y problemas

5 Solicitar y proporcionar comentarios

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