Was sind die wichtigsten Governance-Prinzipien für BPA-Projekte und -Prozesse?

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Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Optimierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben und Arbeitsabläufe. BPA kann die Effizienz, Genauigkeit, Skalierbarkeit und Kundenzufriedenheit verbessern, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung, Überwachung und Kontrolle. Um sicherzustellen, dass BPA-Projekte und -Prozesse mit den strategischen Zielen, Compliance-Standards und Qualitätserwartungen des Unternehmens übereinstimmen, müssen Sie einige wichtige Governance-Prinzipien befolgen. Hier sind sechs davon.

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M.R.K. Krishna Rao

AI Evangelist and Business Consultant helping businesses integrate AI into their processes.

1 Definieren Sie den Umfang und die Ziele

Bevor Sie mit einem BPA-Projekt beginnen, müssen Sie den Umfang und die Ziele der Automatisierung klar definieren. Was sind die Probleme, die Sie lösen möchten, die Vorteile, die Sie erzielen möchten, und die Kennzahlen, die Sie messen möchten? Wie werden Sie die zu automatisierenden Prozesse priorisieren und auswählen? Wie werden Sie die Automatisierung mit der Geschäftsstrategie und -vision in Einklang bringen? Indem Sie diese Fragen beantworten, können Sie eine klare und realistische Roadmap für Ihr BPA-Projekt erstellen und schleichende Ausweitung des Umfangs, Verwirrung und Konflikte vermeiden.

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Imrul Kayes

Co-Founder, Camel Tech | Business Automation Expert
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Key governance principles for BPA projects start with defining clear scope and objectives. When I led a BPA initiative, we outlined what we wanted to achieve and which processes would be automated. This clarity helped everyone understand their roles and responsibilities. By setting specific goals upfront, we could ensure that the project stayed on track and aligned with our business needs. Clear scope and objectives create a strong foundation for successful governance.

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2 Beziehen Sie die Stakeholder mit ein

BPA-Projekte und -Prozesse umfassen mehrere Beteiligte, z. B. Prozessverantwortliche, Benutzer, Kunden, Manager und IT-Teams. Sie müssen sie während des gesamten Automatisierungslebenszyklus einbeziehen, vom Entwurf über die Implementierung bis hin zur Evaluierung. Indem Sie sie in die Entscheidungsfindungs-, Kommunikations- und Feedbackprozesse einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass die Automatisierung ihren Bedürfnissen, Erwartungen und Präferenzen entspricht und dass sie die Veränderung unterstützen und annehmen. Sie können auch ihr Fachwissen, ihre Erkenntnisse und Vorschläge nutzen, um die Qualität und Leistung der Automatisierung zu verbessern.

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M.R.K. Krishna Rao

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The success of any Business Process Automation (BPA) project depends on effective governance. Here are some key principles to consider: Establish clear ownership: Assign a clear owner for each BPA project and process. Define roles and responsibilities: Clearly define the roles and responsibilities of all stakeholders involved in the project. Set measurable goals: Establish clear and measurable goals for each BPA project and process. Create a governance framework that outlines the decision-making process and approval workflows. Establish a process for managing changes to BPA projects and processes. Regularly monitor and evaluate the performance of BPA projects and processes. Identify areas for improvement and make changes as needed.

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3 Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten fest

BPA-Projekte und -Prozesse erfordern klare und konsistente Rollen und Verantwortlichkeiten für das Governance-Team und die Prozessbeteiligten. Sie müssen zuweisen und kommunizieren, wer wofür verantwortlich ist, z. B. für die Definition der Anforderungen, das Entwerfen der Automatisierung, das Testen der Lösung, das Genehmigen der Änderungen, das Überwachen der Ergebnisse und das Beheben der Probleme. Darüber hinaus müssen Sie die Eskalations- und Genehmigungsverfahren, die Berichts- und Auditmechanismen sowie die Change-Management- und Governance-Tools und -Methoden definieren und dokumentieren.

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M.R.K. Krishna Rao

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Here are some best practices for establishing roles and responsibilities: Create a role matrix: Define the roles and responsibilities of each team member, including their authority and decision-making power. Provide clear communication channels: Establish clear communication channels between the governance team and process participants. Provide training and support: Provide training and support to team members so that they can understand their roles and responsibilities and perform their tasks effectively. Hold regular meetings to review progress, discuss issues, and make decisions. Document all decisions and actions taken during the project or process. Evaluate the performance of team members on a regular basis and provide feedback.

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4 Implementieren Sie die Standards und Richtlinien

BPA-Projekte und -Prozesse müssen den Standards und Richtlinien des Unternehmens und der Branche entsprechen, wie z. B. den Best Practices, Richtlinien, Verfahren, Regeln, Vorschriften und ethischen Grundsätzen. Sie müssen sicherstellen, dass die Automatisierung den Kriterien für Qualität, Sicherheit, Datenschutz und Risikomanagement entspricht und nicht gegen Gesetze, Verträge oder Vereinbarungen verstößt. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Automatisierung konsistent, kohärent und kompatibel mit den vorhandenen Systemen, Prozessen und Daten ist.

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M.R.K. Krishna Rao

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Implementing standards and guidelines is crucial for ensuring the success of BPA projects and processes. Here are some best practices to follow: Know your rules: Understand the standards and guidelines your company and industry follow. Plan your project: Outline how you'll follow these rules in your project. Train your team: Make sure everyone knows the rules and how to use them. Check your work: Regularly make sure you're still following the rules. Keep learning: Update your knowledge of the rules as they change. By following these best practices, organizations can ensure that their BPA projects and processes are conducted in a consistent, efficient, and ethical manner.

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5 Überwachen und bewerten Sie die Ergebnisse

BPA-Projekte und -Prozesse müssen regelmäßig überwacht und bewertet werden, um ihre Ergebnisse und Auswirkungen zu messen. Sie müssen die Daten und das Feedback aus der Automatisierung sammeln und analysieren, z. B. Effizienz, Genauigkeit, Produktivität, Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen. Sie müssen auch die tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Zielen vergleichen und Lücken, Fehler oder Probleme identifizieren. Auf diese Weise können Sie den Wert und die Effektivität der Automatisierung bewerten und feststellen, ob sie die Erwartungen erfüllt oder übertrifft.

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M.R.K. Krishna Rao

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Set clear KPIs: Define key performance indicators (KPIs) that measure the success of your BPA projects and processes. Collect and analyse data: Gather data on the performance of your BPA projects and processes, such as efficiency, accuracy, productivity, and cost savings. Use feedback mechanisms: Solicit feedback from users and stakeholders to identify areas for improvement. Compare results to benchmarks: Compare the performance of your BPA projects and processes to industry benchmarks. Identify trends and patterns: Analyse data to identify trends and patterns that may indicate areas for improvement. Make adjustments as needed: Use the insights gained from monitoring and evaluation to make adjustments to your BPA projects and processes.

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6 Überprüfung und Verbesserung der Prozesse

BPA-Projekte und -Prozesse sind nicht statisch oder endgültig. Sie müssen kontinuierlich überprüft und verbessert werden, um sich an die sich ändernden Bedürfnisse, Anforderungen und Umgebungen des Unternehmens und des Marktes anzupassen. Sie müssen das Feedback und die Vorschläge der Stakeholder und Kunden einholen und einbeziehen und alle Möglichkeiten oder Herausforderungen für Verbesserungen identifizieren. Sie müssen auch alle Änderungen oder Aktualisierungen testen und validieren, bevor Sie sie implementieren, und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß kommuniziert und dokumentiert werden.

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1 Definieren Sie den Umfang und die Ziele

2 Beziehen Sie die Stakeholder mit ein

3 Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten fest

4 Implementieren Sie die Standards und Richtlinien

5 Überwachen und bewerten Sie die Ergebnisse

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